Processos que envolvem a abertura e o fechamento de uma empresa exigem extrema atenção e cuidado, pois podem resultar em penalidades da Receita Federal e em diversos outros problemas.
Desde a escolha do segmento, tipo de tributação, localização, atividade, até as questões legais e societárias, o processo de abertura de uma empresa inclui etapas burocráticas essenciais para a regularização e o bom funcionamento do seu negócio.
Aqui estão cinco passos para te ajudar na abertura da sua empresa. Mas, antes de tudo, uma dica importante é: tenha um contador experiente para te auxiliar, ele vai facilitar todo o processo.
1. Planejamento do Negócio
Antes de iniciar o processo de abertura, é crucial entender e conhecer o mercado em que você está entrando, identificar seu público-alvo, avaliar a concorrência e elaborar um planejamento tributário detalhado. Assim, você poderá definir o regime tributário, o enquadramento jurídico da sua empresa e ter um guia para as próximas etapas.
2. Definição da Natureza Jurídica
A escolha da natureza jurídica define como a empresa será reconhecida pela lei, qual será sua estruturação, funcionamento e gerenciamento. Além disso, determina as obrigações, direitos e benefícios da sua empresa. As principais opções são:
- MEI (Microempreendedor Individual): para negócios de pequeno porte, com faturamento anual de até R$ 81.000,00.
- EI (Empresário Individual): para empreendedores que não desejam constituir sociedade, mas não podem separar seus bens pessoais da empresa, ou seja, seus patrimônios podem ser tomados em caso de dívidas empresariais.
- SLU (Sociedade Limitada Unipessoal): permite a criação de uma empresa individual, com limite de responsabilidade igual ao capital subscrito.
- LTDA (Sociedade Limitada): composta por dois ou mais sócios, com responsabilidade limitada ao capital social.
- S.A. (Sociedade Anônima): para grandes empresas, com capital dividido em ações.
3. Registro na Junta Comercial e Obtenção de CNPJ
O próximo passo é registrar a empresa na Junta Comercial do estado onde ela irá operar. Esta etapa inclui a elaboração e assinatura do contrato social (ou requerimento de empresário, no caso de MEI e EI) e a verificação do nome empresarial para garantir que não exista outra empresa com o mesmo nome.
Em seguida, você deve solicitar a abertura da empresa junto à Receita Federal para obter o CNPJ e registrar sua empresa nos órgãos competentes.
4. Inscrição Estadual e Municipal
Dependendo da atividade que você irá realizar, pode ser necessário solicitar a inscrição estadual na Secretaria da Fazenda do estado (para empresas que comercializam mercadorias) ou a inscrição municipal na prefeitura (para prestadores de serviços).
5. Alvará de Funcionamento e Licenças
Toda empresa que tem atendimento ao público precisa obter um alvará de funcionamento junto à prefeitura. Esse documento autoriza o funcionamento da sua empresa naquele local, de acordo com as normas de zoneamento. Além disso, algumas atividades exigem licenças específicas, como de corpo de bombeiros, vigilância sanitária, entre outras.
Encerramento de Empresa
Encerrar uma empresa é uma decisão difícil, e é importante entender o que levou a essa situação. Diversos motivos podem levar ao encerramento de uma empresa, como problemas entre sócios, mercado competitivo ou falência.
Assim como no processo de abertura, o encerramento de uma empresa deve ser feito com planejamento, pois envolve questões trabalhistas de funcionários ativos, contratos vigentes e a distribuição de valores entre os sócios.
Após a decisão de encerramento, é fundamental seguir procedimentos específicos para garantir que todas as obrigações fiscais e legais sejam cumpridas. Aqui estão algumas etapas importantes:
1. Distrato Social
O distrato social é o documento que formaliza a dissolução da sociedade. Nele, deve constar a justificativa do encerramento, a descrição da partilha dos bens, a quitação das obrigações sociais e a nomeação de um liquidante (o sócio responsável por resolver as pendências financeiras da empresa). O distrato deve ser assinado e registrado na Junta Comercial.
2. Baixa do CNPJ
Com o distrato social registrado, o próximo passo é solicitar a baixa do CNPJ junto à Receita Federal. No caso de MEIs, isso pode ser feito pelo Portal do Empreendedor. Para concluir essa etapa, é necessário solicitar a baixa do CNPJ através do sistema Coleta Online da Receita Federal, por meio do portal REDESIM. Será gerada uma solicitação de cancelamento do CNPJ e o DBE (Documento Básico de Entrada), que deve ser assinado e entregue no local indicado pelo sistema.
3. Regularização Fiscal e Trabalhista
Antes de encerrar a empresa, é necessário regularizar todas as pendências fiscais e trabalhistas. Isso inclui o pagamento de impostos, a entrega de declarações fiscais e a obtenção de certidões negativas de débitos junto à Receita Federal, INSS e fiscos estadual e municipal. Vale lembrar que, se a regularização não for feita enquanto o CNPJ estiver ativo, as pendências podem ser transferidas para o CPF do responsável.
Se a empresa possui empregados, é obrigatório formalizar a comunicação de encerramento aos colaboradores, realizar a rescisão dos contratos e pagar todas as verbas rescisórias devidas. Os documentos contábeis, trabalhistas, tributários e as guias de recolhimento devem ser arquivados de 5 a 10 anos.
4. Baixa na Inscrição Estadual e Municipal
Empresas com inscrição estadual e/ou municipal devem solicitar a baixa dessas inscrições nos respectivos órgãos, para evitar cobranças de tributos após o encerramento.
5. Encerramento de Alvarás e Licenças
É necessário solicitar a baixa de todos os alvarás de funcionamento e licenças específicas que foram obtidos durante a operação da empresa.
6. Encerramento de Contas Bancárias e Contratos
Por fim, a empresa deve encerrar todas as contas bancárias e contratos firmados, como de locação, fornecimento e prestação de serviços, para evitar pendências financeiras ou legais após o encerramento.
Uma empresa pode encerrar suas atividades por diversos motivos, mas, seja qual for o caso, é essencial finalizar as operações com responsabilidade. O encerramento incorreto do CNPJ pode gerar problemas no futuro. Para evitar problemas tanto na abertura quanto no encerramento da sua empresa, entre em contato com a CS Contabilidade!